Có nhiều sổ bảo hiểm xã hội người lao động phải làm gì?

Các trường hợp có thể xảy ra nếu người lao động sở hữu nhiều hơn 01 sổ BHXH

Có 02 trường hợp sẽ xảy ra nếu người lao động có nhiều hơn 01 sổ BHXH:

Trường hợp 1: Có từ 02 sổ BHXH trở lên mà thời gian đóng trùng nhau

Căn cứ tại điểm 2.5 khoản 2 Điều 2 Quyết định 595/QĐ-BHXH, trường hợp đóng trùng BHXH sẽ được hoàn trả lại số tiền BHXH đã nộp.

Tiết e điểm 3.1 khoản 3 Điều 43 Quyết định 595 được sửa bởi khoản 67 Điều 1 Quyết định 505/QĐ-BHXH năm 2020 đã hướng dẫn cụ thể về việc hoàn tiền BHXH khi đóng trùng như sau:

“Trường hợp một người có từ 02 sổ BHXH trở lên có thời gian đóng BHXH, BHTN trùng nhau thì cơ quan BHXH thực hiện hoàn trả cho người lao động số tiền đơn vị và người lao động đã đóng vào quỹ hưu trí, tử tuất và số tiền đã đóng vào quỹ BHTN (bao gồm cả số tiền thuộc trách nhiệm đóng BHXH, BHTN của người sử dụng lao động), không bao gồm tiền lãi. Cơ quan BHXH quản lý nơi người lao động đang làm việc hoặc đang sinh sống thực hiện hoàn trả cho người lao động theo quy định tại Khoản 2 Điều 46.”

Như vậy, nếu người lao động có nhiều sổ BHXH có thời gian đóng trùng BHXH thì được cơ quan BHXH hoàn trả số tiền đã đóng thừa, bao gồm cả số tiền người lao động và người sử dụng lao động đã đóng.

Trường hợp 2: Có từ 02 sổ BHXH trở lên mà thời gian đóng không trùng nhau

Khoản 4 Điều 46 Quyết định 595/QĐ-BHXH đã chỉ rõ:

“Một người có từ 2 sổ BHXH trở lên ghi thời gian đóng BHXH không trùng nhau thì cơ quan BHXH thu hồi tất cả các sổ BHXH, hoàn chỉnh lại cơ sở dữ liệu, in thời gian đóng, hưởng BHXH, BHTN của các sổ BHXH vào sổ mới.”

Theo đó, người lao động có 02 sổ BHXH trở lên có thời gian đóng không trùng nhau sẽ được gộp quá trình đóng của các sổ BHXH lại với nhau. Đồng thời, cơ quan BHXH sẽ tiến hành thu hồi các sổ BHXH đã cấp và cấp sổ BHXH mới cho người lao động.

Cách giải quyết trường hợp có 02 sổ BHXH trở lên

Các thủ tục cần làm để gộp sổ BHXH theo luật hiện hành 2021

Căn cứ tại khoản 4 Điều 46 Quyết định 595/QĐ-BHXH, người lao động có từ 02 sổ BHXH trở lên phải gộp sổ BHXH thành 1 sổ duy nhất. Việc gộp sổ BHXH được thực hiện như sau:

Bước 1: Kiểm tra thông tin cá nhân trên sổ BHXH.

Kiểm tra thông của người tham gia (họ tên, ngày tháng năm sinh, giới tính, dân tộc, quốc tịch) trên 2 sổ BHXH, xảy ra 2 trường hợp như sau:

- Trường hợp 1: Thông tin cá nhân người lao động trùng khớp => thực hiện kiểm tra tiếp quá trình đóng BHXH.

- Trường hợp 2: Thông tin cá nhân người tham gia khác nhau => làm hồ sơ điều chỉnh thông tin cá nhân để thông tin trên 2 sổ BHXH trùng khớp.

* Hồ sơ bao gồm:

- Mẫu TK1-TS (Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế): Đơn vị ghi rõ yêu cầu gộp sổ BHXH vào mục số (14) nội dung thay đổi, yêu cầu.

- Sổ BHXH sai thông tin.

- Các giấy tờ (CMTND/giấy khai sinh/ trích lục khai sinh/...)

- Mẫu D01-TS (Bảng kê thông tin) (nếu có): Đơn vị kê khai các giấy tờ làm căn cứ gộp sổ BHXH và điều chỉnh thông tin.

Nộp hồ sơ điều chỉnh thông tin cá nhân sai cho cơ quan BHXH nơi cấp sổ BHXH sai thông tin.

Lưu ý: Trường hợp số CMND/Thẻ căn cước trên 02 sổ BHXH khác nhau, đơn vị không cần làm hồ sơ điều chỉnh.

Bước 2: Kiểm tra nội dung ghi nhận sổ BHXH.

Quá trình đóng BHXH trên sổ BHXH sẽ xảy ra các trường hợp ghi nhận thiếu quá trình tham gia, sai chức danh:

- Trường hợp 1: Nội dung ghi nhận trên sổ BHXH đầy đủ, chính xác.

- Trường hợp 2: Nội dung trên sổ ghi nhận thiếu quá trình đóng/sai thông tin chức danh/mức lương…  Vậy, cần làm hồ sơ điều chỉnh nội dung ghi trên sổ BHXH.

* Hồ sơ bao gồm:

- Sổ BHXH.

- Công văn do đơn vị xác nhận điều chỉnh sai chức danh/mức lương/... (nếu có)

- Mẫu D02-TS (nếu có)

Nộp lên cơ quan BHXH nơi cấp sổ BHXH sai cho NLĐ để điều chính lại thông tin chính xác trước khi làm hồ sơ gộp sổ BHXH.

Bước 3: Thủ tục gộp sổ BHXH.

Sau khi thực hiện kiểm tra thông tin ghi nhân trên sổ BHXH thông tin đầy đủ chính xác, tiếp theo làm hồ sơ gộp sổ BHXH gồm:

- Mẫu TK1-TS (Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế): Đơn vị ghi rõ yêu cầu gộp sổ BHXH vào mục số (14) nội dung thay đổi, yêu cầu.

- 2 sổ BHXH.

- Mẫu D01-TS (Bảng kê thông tin) (nếu có): Đơn vị kê khai các giấy tờ làm căn cứ gộp sổ BHXH và điều chỉnh thông tin.

Lưu ý khi gộp sổ BHXH:

* Với trường hợp gộp sổ BHXH khi có thời gian đóng trùng nhau:

- Nơi nộp: Cơ quan BHXH tỉnh/huyện nơi quản lý hoặc cư trú.

- Kết quả: Nhận sổ BHXH, tiền hoàn trả thời gian đóng trùng BHXH, BHTN và quyết định hoàn trả (Mẫu C16-TS)

* Với trường hợp gộp sổ BHXH khi có thời gian đóng không trùng nhau:

- Nơi nộp: Đơn vị sử dụng lao động hoặc cơ quan BHXH tỉnh/huyện trực tiếp thu.

- Kết quả: Người lao động được cấp sổ BHXH mới, gộp quá trình đóng BHXH của các sổ BHXH trên cơ sở dữ liệu; hủy mã số sổ BHXH đã gộp.

Thời gian giải quyết những trường hợp có từ 2 sổ bảo hiểm trở lên:

- Không quá 10 ngày kể từ ngày cơ quan BHXH nhận đủ hồ sơ.

- Không quá 45 ngày đối với những trường hợp phải xác minh quá trình đóng BHXH ở tỉnh khác hoặc nhiều đơn vị nơi người lao động có thời gian làm việc và phải có văn bản thông báo.

Các trường hợp gộp sổ bảo hiểm xã hội và kết quả nhận được

Như vậy, người lao động có thể hoàn toàn yên tâm nếu sở hữu nhiều hơn 1 sổ bảo hiểm xã hội bởi lẽ các cách giải quyết cho những trường hợp này đã được luật BHXH Việt Nam làm rõ như đã nêu trong bài viết trên. Quyền lợi của người lao động khi sở hữu sổ bảo hiểm xã hội sẽ được bảo vệ và có những chính sách phù hợp để giải quyết cho người tham gia nếu có bất kì vấn đề nào xảy ra.

Vậy ai sẽ là người được phép giữ và bảo quản cuốn sổ 'quyền lực' này, hãy cùng xem tiếp tại đây.