7 Cách cải thiện giao tiếp để tăng hiệu quả công việc

1. Nhân viên sale cần thể hiện sự quan tâm với khách hàng

Mọi sự quan tâm, đối xử một cách thân thiện và dễ chịu sẽ khiến khách hàng cảm thấy thoải mái. Vì vậy, bạn nên thể hiện sự quan tâm đến khách hàng ngay từ khi họ bắt đầu. Bạn có thể là tự giới thiệu, xưng hô một cách thân mật với khách hàng bằng giọng điệu chân thành, quý mến để họ cảm thấy không là người xa lạ và luôn sẵn sàng hỗ trợ. 

2. Tránh các cụm từ phủ định khi giao tiếp với nhau 

Để nói một cách đơn giản, bạn nên tránh những tiêu cực và thắc mắc khi nói đến dịch vụ khách hàng. Nếu khách hàng đang khó chịu và muốn nhận được giải pháp cho vấn đề của họ. Nhưng bạn lại không có câu trả lời ngay lập tức thì bạn nên hạn chế sử dụng bất cứ ngôn ngữ mà cho thấy không có khả năng giải quyết hay thiếu sự hiểu biết. 

Bạn nên tránh những ngôn từ như: “không”, “không thể”,... để tránh làm khách hàng của bạn thất vọng. Bạn cũng có thể sử dụng những từ tích cực như “Tôi có thể” và “Tôi sẽ” để tăng cường kết nối và trấn an khách hàng, tăng sự tin tưởng và hài lòng của họ.

3. Các nhân viên sale cần lắng nghe và tránh làm gián đoạn 

Bạn  thực sự cần phải chăm sóc khách hàng của mình, vì vậy hãy tập trung vào những gì  họ cần giúp đỡ Các nhân viên giao tiếp với khách hàng sẽ luôn để họ giải thích đầy đủ trước khi cung cấp bất kỳ các giải pháp nào. 

Ngoài ra, việc ngắt lời  khách hàng có thể là hành vi thiếu  tôn trọng, thiếu thiện cảm hoặc  không  hài lòng với những gì khách hàng đang trải qua. Vì vậy, bạn nên để khách hàng nói chuyện lịch sự và đưa ra các giải pháp khi họ đã sẵn sàng lắng nghe. 

4. Sử dụng từ ngữ thương hiệu nhất quán để phù hợp hơn với khách hàng

Một khía cạnh quan trọng khác của việc giao tiếp với khách hàng là sử dụng  thuật ngữ thương hiệu nhất quán. Khi giao tiếp với khách hàng, ngôn ngữ được sử dụng để mô tả  sản phẩm hoặc dịch vụ phải khớp với ngôn ngữ được sử dụng trên trang web, ứng dụng dành cho thiết bị di động và phương tiện truyền thông xã hội của công ty. Vì vậy, bạn nên được sử dụng một cách thích hợp trong các tương tác với khách hàng của bạn để bạn có thể phục vụ họ nhanh hơn và hiệu quả hơn.

5. Cần đưa ra câu trả lời thấu đáo cho các câu hỏi về kỹ thuật 

Ngay cả khi khách hàng có thể không sở hữu kiến thức kỹ thuật chuyên môn cần thiết, nhưng để hiểu được vấn đề, bạn cần hết sức lưu ý xử lý các vấn đề như không nhận được đơn đặt hàng gửi về mail, gặp trục trặc khi thanh toán trên mạng,... . Bạn cần trấn an họ  và  giải thích rõ ràng  các kỹ thuật mà họ có thể hiểu được.

6. Nhân viên sale cần giao tiếp rõ ràng và súc tích

Để trả lời thấu đáo các thắc mắc của khách hàng, hãy nhớ rằng một khía cạnh của giao tiếp  khách hàng hiệu quả, có thể là bằng văn bản hay lời nói. Bạn cần giữ cho việc trao đổi một các ngắn gọn, súc tích và luôn phù hợp cho dù có điều gì xảy ra đi chăng nữa 

7. Các nhân viên sale nên tránh đi đường tắt 

Vào cuối ngày, năng lượng thường bị cạn kiệt và chúng ta không còn sức lực để tập trung vào những lời phàn nàn và thắc mắc của khách hàng. Do đó, bạn hãy luôn giữ vững tinh thần và đối xử với họ như là khách hàng đầu tiên. Hầu hết, những câu chuyện về giao tiếp với khách hàng đều được biết đến là những nhân viên đã làm hơn những gì họ mong đợi

Trên đây là các kỹ năng mà bạn cần có để giúp bạn có thể tự tin hơn trong việc giao tiếp với khách hàng hiệu quả. 

Xem thêm: 

• Nghệ thuật am hiểu tâm lý khách hàng - Chìa khóa để chốt deal thành công
• Thấu hiểu khách hàng – Kỹ năng sale cơ bản nhất