Cách lập báo cáo doanh số cho nhân viên kinh doanh đơn giản và hiệu quả

•

15/09/2025 - Lượt xem: 2

$https://webjobapi.acacy.com.vn/DataUpload\RecBlog\20250915/ZaloTrum0509(4).png$

Báo cáo doanh số là một trong những công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp theo dõi hiệu suất làm việc của đội ngũ nhân viên kinh doanh. Một bản báo cáo rõ ràng, khoa học không chỉ giúp quản lý nắm bắt tình hình kinh doanh mà còn hỗ trợ nhân viên nhìn nhận kết quả, điều chỉnh chiến lược bán hàng phù hợp. Vậy làm sao để lập báo cáo doanh số một cách đơn giản, hiệu quả mà không mất quá nhiều thời gian? Bài viết sau sẽ hướng dẫn chi tiết.

Báo cáo doanh số là gì?

Báo cáo doanh số là bảng tổng hợp kết quả bán hàng của cá nhân hoặc đội nhóm trong một khoảng thời gian nhất định, thường là theo ngày, tuần, tháng hoặc quý. Báo cáo này thường thể hiện:

Số lượng sản phẩm/dịch vụ đã bán
Doanh thu tương ứng
Mức độ hoàn thành chỉ tiêu
Khách hàng tiêu biểu
Thị trường hoặc khu vực hoạt động

Việc lập báo cáo giúp người quản lý theo dõi được hiệu quả làm việc của từng nhân viên, xác định điểm mạnh - điểm yếu và có hướng điều chỉnh phù hợp.

Mục đích của báo cáo doanh số

Một bản báo cáo doanh số không chỉ phục vụ cho quản lý mà còn mang lại nhiều lợi ích:

Giúp nhân viên tự đánh giá hiệu quả công việc
Hỗ trợ đo lường KPI một cách minh bạch
Là căn cứ để xét thưởng, khen thưởng theo kết quả kinh doanh
Cung cấp dữ liệu cho các chiến lược bán hàng, tiếp thị tiếp theo
Tạo sự minh bạch và chuyên nghiệp trong hệ thống vận hành

Các thành phần cần có trong báo cáo doanh số

Để báo cáo rõ ràng và dễ theo dõi, bạn nên trình bày các mục sau:

Thông tin cơ bản: Họ tên nhân viên, bộ phận, khu vực quản lý, thời gian báo cáo
Chỉ tiêu doanh số: Chỉ tiêu được giao theo thời gian cụ thể
Kết quả thực tế: Số lượng đơn hàng, doanh thu đạt được
Tỷ lệ hoàn thành: So sánh giữa kết quả thực tế và chỉ tiêu
Nhận xét/đánh giá: Ghi chú những điểm nổi bật, lý do vượt hoặc không đạt chỉ tiêu
Kế hoạch hành động: Dự kiến chiến lược cải thiện cho kỳ tiếp theo

Cách lập báo cáo doanh số đơn giản

1. Sử dụng mẫu Excel có sẵn

Excel là công cụ phổ biến để lập báo cáo doanh số. Bạn có thể tạo một file với các bảng biểu như:

Bảng tổng hợp doanh thu theo ngày/tuần/tháng
Bảng so sánh doanh số với chỉ tiêu
Biểu đồ trực quan hóa số liệu

Việc sử dụng công thức SUMIF, VLOOKUP hoặc tạo biểu đồ sẽ giúp báo cáo trở nên dễ đọc và chính xác hơn.

2. Dùng Google Sheet để chia sẻ linh hoạt

Google Sheet giúp cập nhật và chia sẻ báo cáo dễ dàng trong nhóm. Nhân viên có thể cập nhật dữ liệu real-time, giúp quản lý nắm bắt tình hình nhanh chóng mà không cần gửi file mỗi lần cập nhật.

3. Sử dụng phần mềm CRM hoặc báo cáo tự động

Các nền tảng như HubSpot, Zoho CRM, Getfly… đều tích hợp chức năng theo dõi và xuất báo cáo doanh số. Bạn chỉ cần thiết lập biểu mẫu một lần, hệ thống sẽ tự động ghi nhận giao dịch và xuất dữ liệu theo thời gian mong muốn.

4. Lập báo cáo bằng dashboard trực quan

Một số công cụ như Google Data Studio, Power BI, Tableau… có thể giúp bạn tạo dashboard tự động và trực quan hóa dữ liệu. Đây là cách làm chuyên nghiệp, đặc biệt phù hợp với đội ngũ kinh doanh lớn.

Mẹo giúp báo cáo doanh số hiệu quả hơn

Đặt tên file và báo cáo rõ ràng theo cấu trúc: Tên nhân viên Tháng/Năm
Cập nhật đúng kỳ hạn, đúng số liệu (nên đối chiếu với hệ thống nếu có)
Trình bày ngắn gọn, dễ hiểu, tránh quá nhiều chữ
Kết hợp số liệu và biểu đồ để minh họa rõ ràng
Luôn kèm theo nhận xét và đề xuất cải thiện

Kết luận

Lập báo cáo doanh số không chỉ là một công việc hành chính mà còn là công cụ chiến lược để cải thiện hiệu quả bán hàng. Việc duy trì báo cáo đều đặn, rõ ràng sẽ giúp cả nhân viên và quản lý chủ động hơn trong hoạt động kinh doanh.

Nếu bạn đang làm việc trong lĩnh vực kinh doanh và muốn tối ưu hiệu suất cá nhân, hãy bắt đầu với một bản báo cáo doanh số được thiết kế khoa học, đơn giản và dễ dùng.